È importante strutturare una cornice d’accordo in ambito professionale?

La mia risposta è sicuramente affermativa, ma innanzitutto concentriamoci sulla definizione di questo strumento di comunicazione efficace utile per definire con semplicità, chiarezza e funzionalità le regole di questa opportunità e il perimetro entro il quale vogliamo comunicare determinati aspetti e argomenti che facilitano la convivenza in azienda. 

Partendo dal presupposto che nessuno può sapere ciò che ci aspettiamo e ciò di cui abbiamo bisogno se non siamo noi stessi a dirlo, diamoci il tempo per chiarirci e chiarire ad un nostro collaboratore o collega i termini che definiscono la nostra collaborazione usando assertività e gentilezza e senza mai dimenticare il bisogno di ascolto dell’altra persona.

La cornice d’accordo è l’ambito, la cornice (appunto) che comprende le regole che definiscono un efficace  rapporto lavorativo. Permette di definire i compiti, le aspettative, le competenze, le modalità di comunicazione e tutto ciò che, se oggetto di riflessione condivisa, può evitare incomprensioni, equivoci o addirittura contrasti che spesso sono solo la conseguenza di comunicazioni non chiarite e non esplicitate. Invece dei “pensavo…” o “mi aspettavo che…” è sicuramente meglio “ desidero spiegarti i tuoi compiti e l’utilità che essi hanno per il buon procedere della nostra organizzazione (o del nostro team) ed ascoltare il tuo parere a riguardo”. Questa esplicitazione può essere definita all’inizio del rapporto lavorativo, in fase di on-boarding, ma in realtà qualsiasi momento può essere l’occasione per questo chiarimento o per riproporre accordi già affrontati. Una cornice d’accordo ben definita e proposta, predispone il collaboratore a sentirsi parte di un preciso progetto aziendale e l’esperienza mi porta ad affermare che spesso genera sicurezza in chi la riceve. Il buon utilizzo di questo strumento prevede anche una fase di feedback per verificare se le informazioni trasmesse sono state sufficientemente chiare e ben comprese. Ma non solo. Consideriamo anche la possibilità di monitorare ad intervalli temporali definiti, se si sta procedendo sulla strada tracciata considerando anche l’ipotesi di opportuni piccoli cambiamenti rispetto alla formulazione precedente.

Quando parlo agli imprenditori della semplice ma importante efficacia di questo strumento comunicativo mi è facile ricordare quella fase in cui i bambini prima di giocare definiscono le regole di chi farà cosa e come lo farà, perché hanno ben presente quanto questo spazio iniziale sarà utile alla definizione del successo stesso del gioco e quindi del prolungarsi del loro divertimento.

Ci sono dei modelli predefiniti per realizzare la cornice d’accordo? Va fatta verbalmente o messa per iscritto? Mi sono sentita rivolgere domande di questo tipo, ma a mio parere è assolutamente opportuno adattare questa strategia comunicativa alla reale e concreta utilità del contesto organizzativo in cui viene inserita. Questo la rende sicuramente più efficace e ne guadagna il benessere e lo sviluppo aziendale.